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¿Cómo obtener excelentes resultados implementando la mejora continua en el 2020?

SPPM Consulting Group le da la bienvenida

Durante los últimos meses, hemos observado y experimentado, que la velocidad de respuesta y la estrategia al momento de implementar la proyectos, se ha convertido en un factor determinante para el éxito de los mismos, puedo mencionar ejemplos como, hospitales construidos en tiempo récord, medicamentos y vacunas desarrollados en un tiempo menor al que habitualmente empleaban; y sobre todo, cumpliendo con los estándares de calidad y de seguridad nacionales e internacionales requeridos. Todo esto es posible cuando la planificación es la adecuada, y las personas involucradas cuentan con las competencias requeridas.

¿Qué es la mejora continua?

La mejora continua es un proceso que nos da como resultado un modo de vida, un modo de actuar con un alto enfoque en la reducción de desperdicios, la racionalización, la optimización de recursos y la búsqueda de la calidad ya sea de productos y/o servicios.


Es muy importante tener en cuenta que, al tener un enfoque hacia la alta calidad, la mejora continua hace uso de herramientas de implementación, medición y control tanto cualitativas como cuantitativas, sin dejar de lado el activo más importante de todas las empresas, las personas.


Esta es una ventaja de un sistema de mejora continua, pues cuando las personas que están en el campo de batalla tienen la libertad de opinar y proponer mejoras; y estas propuestas son escuchadas por los líderes y la alta dirección, los proyectos de mejora continua que se implementan tendrán como principal entrada datos e información de primera mano, directamente de las personas que están involucradas en el proceso que se va a mejorar.


Una forma de resumir el ciclo de mejora continua es con el Circulo de Deming (PDCA); éste considera 4 pasos fundamentales.

 

  1. Plan (Establecer las actividades, necesarias para lograr la mejora esperada). 

  2. Do (Realizar cambios para implantar la mejora propuesta.).

  3. Check (Monitorear y evaluar la implementación documentando conclusiones.).

  4. Act (Recopilar y poner en marcha las lecciones aprendidas)

¿Dónde nace la mejora continua?

Cuando buscamos responder esta pregunta, no podemos evitar recordar el más claro ejemplo de lo que es la mejora continua; Japón después de la segunda guerra mundial.


La historia cuenta de un evento que marcó el inicio de una revolución en el ámbito de la manufactura.

- Fue durante la ocupación americana de Japón (1945- 1952) cuando GHQ (oficinas de la ocupación aliada) hizo un pedido de tubos de vacío a Toshiba. Nishibori recordó que los oficiales americanos querían ver una "carta de control" del proceso de fabricación que se usaba para producir su pedido. Nadie en Toshiba sabía lo que era. "¿No conoce una carta de control? ¿Cómo planea gestionar la calidad?" Nishibori recuerda haber respondido: "Si nosotros, los ingenieros de Toshiba, no lo sabemos, lo más probable es que nadie en Japón lo sepa”. -


Fuente: http://www.qfdi.org/newsletters/deming_in_japan.html
 

Éste fue el detonante para que los equipos de ambas culturas, orientales y occidentales generarán una sinergia que, a lo largo de 30 años, llevó a Japón a ser la segunda potencia a nivel mundial.


Las herramientas de control estadístico, que en ese momento eran desconocidas por los equipos orientales, representó la base para lograr las mediciones y mejoras en términos de calidad para los productos japoneses.


Fue así, que, por el interés despertado en los empresarios japoneses de la época, que el Dr. Deming llega Japón, y les enseña el muestreo y otras herramientas estadísticas. 
 

¿Por qué es importante la mejora continua?

Japón paso de estar en la ruina, a ser una potencia mundial. Esa es la importancia de la mejora continua, lograr el máximo aprovechamiento de los recursos disponibles, evitar los desperdicios, estandarizar y optimizar procesos y procedimientos, reducir el tiempo del ciclo de producción, maximizar la creación de valor de las empresas y principalmente, incrementar las ganancias. 

¿Cómo se aplica la mejora continua?

Para lograr la implementación exitosa de un sistema de mejora continua, primero que nada, se requiere el compromiso, aceptación y realmente estar convencido en todos los niveles de la organización que la implementación traerá muchos beneficios para la empresa.


Durante el proceso de implementación se requiere atención en los siguientes aspectos:

 

  1. Apoyo permanente de la dirección.

  2. Retroalimentación y revisión en cada fase del proceso.

  3. Roles y responsabilidades claros al momento de asignar las actividades.

  4. Involucramiento directo de los contribuyentes individuales.

  5. Toma de datos de manera estructurada durante todas las fases del proceso.

  6. Mantener un enfoque sostenible en el tiempo y no como un arreglo rápido frente a un problema puntual

¿Cómo medir la mejora continua?

Cuando se implementa la mejora continua, es de vital importancia entender lo que se está midiendo para posteriormente ir construyendo aquellos indicadores (KPI) adecuados para poder demostrar la efectividad de la implementación.


Ahora, ¿Qué es un KPI?, bueno un KPI es un valor medible que demuestra la eficacia y el éxito en alcanzar los objetivos, existen KPI de alto nivel y de bajo nivel de acuerdo con el alcance o al nivel que se desea medir:

KPI de alto nivel: pueden enfocarse en el desempeño general de la empresa.
KPI de bajo nivel: pueden enfocarse en procesos o empleados en departamentos tales como ventas, marketing o un centro de llamadas.

Es importante recordar que los KPI más efectivos son los que están estrechamente vinculados a los objetivos estratégicos, por lo tanto, para elegir los KPI adecuados, es prioritario definir los principales objetivos del negocio.


Cada objetivo debe cumplir con los criterios SMART, cuyas letras por sus siglas en inglés significan: específico (Specific), mensurable (Measurable), alcanzable (Attainable), relevante (Relevant), limitado en el tiempo (Time-bound).

 

En otras palabras:

 

  1. ¿El objetivo es específico?

  2. ¿Se puede medir el progreso hacia ese objetivo?

  3. ¿Es el objetivo realista alcanzable?

  4. ¿Qué tan relevante es el objetivo para la organización?

  5. ¿Cuál es el límite de tiempo (alcance) para lograr este objetivo?

La mejora continua y la calidad total.

Los maestros de la calidad como Juran, Foster, Crosby, Deming e Ishikawa tienen su propia definición de calidad, sin embargo, todas las definiciones tienen tres puntos en común.

 

  1. Primero. - Cada una se enfoca a los clientes internos y externos.

  2. Segundo. - La calidad se enfoca a la mejora continua de todos los aspectos de la empresa. Como resultado, la calidad y la mejora continua están estrechamente relacionadas como un proceso.

  3. Tercero. - La calidad involucra a todos en el proceso de mejora continua, es un sistema de valores, una cultura corporativa que requiere de la participación de todos desde arriba hasta abajo.

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